2012年4月15日日曜日

【新社会人応援企画】社会人一年目にして転職したゆとり社員によるビジネス英語

皆様お楽しみのビジネス講座です。検索にやたらとヒットしているようですので、多分次回で最終回となる記事ですが、お付き合い願います。

今日は、外資系企業に一年弱務めている中で一番困った、英語でのやりとりについて適当に書きます。
※内容が文法的に正しいか否かに関する責任は持てませんが、先輩方に教わった内容ですので方向性は正しいように信じています。

まずは基本的な挨拶から。
冒頭は
Dear Mr. or Ms. ****
I hope you are doing well
とか
I hope every thing is OK with you!
とか、文法が合ってるのか分かんないけど、こんな感じです。
その他の挨拶は、
Hi とかHellow
とかありますが、向こうとそんなに親しくも無いですし、
受信先が何時かも分かりませんしね。
ただ、なまら急いでいる感を出したい時は現地時間の朝に合わせて
Good morningから始めると、なんとなく”こいつ急いでるんだな”と分かってくれるような気がします。
末尾は、僕のいた会社では
(Best) regards,
で〆ている人が多かったです。Bestを付けると、親密さがアップするそうです。

次に気を付けたいのが、海外の方に何かを要求する場合は、必ず背景や理由について言及することです。

たとえば不良品の代替品を航空便(送料は向こう持ち)で要求する場合は、

社内検査で〇〇ってゆう不良が**個見つかった。
→代替品を航空便で送ってほしい。

って送るとまずシカトされます。

ここは、不良品の鮮明な写真をたくさんとって、適当にパワポなりエクセルで作った資料を添付して

Unfortunately, we found ** pcs of defective units, for more detail, please see attached.
みたいな感じでまずレポートを読んでくれとお願いします。
んで、
[Our inquire]
Please send replacement of ** pcs of defectives a.s.a.p via air flight by DDP.

[Back ground]
We don't have enough stocks of these units, so we have the risk of stock shortage. Thus we would like you to send replacements soon.

みたいに、これも合ってるのか分からないですが、
”在庫が十分じゃないので、飛行機で送ってほしい”
と背景を説明しつつ送ってもらえるようにアピールします。
Requestだと上から目線感があるので、inquireと言うと良いそうです。

また、たぶんどこの会社でもコスト削減のためにレギュラー発注は船便を利用しているはずです。飛行機に乗せるとバカみたいに金が掛かります。だからお願いしたほうが良いのです。

viaは〇〇経由でとか、輸送方法とかを指定する際に使うらしいです。
DDPってのは送料の他に通関作業のコストまで負担してねって意味で、DAPだと到着後の国内費用のみこっち持ちになるそうです。この辺は契約とか慣例でだいたい決まっていると思うので誰かに聞いてください。

最後は、
I'm sure you are very busy, but I'm looking forward to hearing from you soon.
Best regards,
’署名’
です。たぶん。
件名には、冒頭に[Urgent]と入れると、メーラーを開いた時にすぐ読んでくれます。

今気付いたのですが、
検査記録の管理→不良発生→在庫確認→代替品要求→輸送条件の指定→着いたよ。サンキュー!!
まで一人でやってる会社ってあまりないですよね。。なので、今回はあまり役に立たないかも知れません。

一応コピペ用

************************************************************
Title : [Urgent] Quality report of ***


Dear Mr. ******,


I hope you are doing well.


Unfortunately, our internal inspection team found ** pcs of defective units of ***. For more detail, please see attached file.


[Our inquire]
We would like you to send ** pcs of replacements of ** via Air by DDP a. s. a. p.


[Back ground]
We don't have enough stocks of these units and we may conduct stock shortages. 
Thus we would like to receive replacements soon. Could you please send us replacements??


I'm sure that you are really busy but we're looking forward to hearing from you soon.


Best regards,


Name
Quality assurance div.
*****@***
Tel no.
***************************************************************

ちなみに、間違っていても責任は取りません。伝わりゃ良いんです。








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